সাবিনা নওয়াজ
কাউকে বলতে যে তারা তাদের কাজের মানদণ্ড পূরণ করছে না, তা বেশ বিব্রতকর হতে পারে। তবে, তাদের নিজেদের পারফরম্যান্স মূল্যায়ন করতে বললে অনেক কাজ সহজ হয়ে যায়। যদি তারা নিজেরাই সমস্যাগুলো দেখতে পারে, তাহলে আপনাকে অনেক কষ্ট করতে হবে না। যদি না পারে, নিশ্চিত করুন যে আপনার লক্ষ্য এবং দৃষ্টিভঙ্গি একত্রিত। নন-নেগোশিয়েবলগুলি পরিষ্কারভাবে জানান এবং কিভাবে এটি তাদের ক্যারিয়ারকে আরও এগিয়ে নিয়ে যেতে পারে তা ব্যাখ্যা করুন। আপনার কর্মচারীর দুর্বলতাগুলি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন এবং নির্দিষ্ট উদাহরণ এবং আচরণগুলির মাধ্যমে তাদের দেখান, কিভাবে তারা আবার সঠিক পথে ফিরতে পারে তা নিয়ে গাইডলাইন দিন। তাদেরকে একটি উন্নয়ন পরিকল্পনা তৈরি করতে বলুন এবং তা একসঙ্গে পর্যালোচনা করুন, যেখানে কোনো ফাঁক থাকলে তা পূরণ করুন, সময়সীমা নির্ধারণ করুন এবং যদি লক্ষ্যগুলি পূরণ না হয় তবে কী হবে তা ব্যাখ্যা করুন। কর্মক্ষমতার সমস্যার সমাধান করা অনেক সহজ যখন এটি একটি যৌথ দৃষ্টিভঙ্গি, পরিষ্কার প্রত্যাশা, এবং একটি পরিকল্পনার মাধ্যমে করা হয়।
আমার ক্লায়েন্ট অ্যারন সম্প্রতি একটি বায়ো-ফার্মাসিউটিক্যাল কোম্পানির সিনিয়র ডিরেক্টর হিসেবে প্রমোশন পেয়েছেন। সাম্প্রতিক একটি কোচিং সেশনে, তিনি বিশেষভাবে চিন্তিত দেখাচ্ছিলেন। তিনি স্বীকার করেছেন যে তিনি তার সরাসরি রিপোর্ট করা জোশের পারফরম্যান্স নিয়ে উদ্বিগ্ন ছিলেন। এটি ছিল না যে জোশের কম পারফরম্যান্স অ্যারনকে বিরক্ত করছিল - বরং, জোশকে জানাতে যে তিনি তার লক্ষ্য পূরণ করছেন না, এটাই অ্যারনের চিন্তার কারণ ছিল।
অ্যারন কঠিন কথোপকথনে সংগ্রাম করছিলেন। জোশ সম্প্রতি তার সহকর্মী ছিলেন, এবং অ্যারন মনে করেন না যে কখনও তাকে তার ফলাফল উন্নত করতে বলা হয়েছে। অ্যারন নার্ভাস ছিলেন যে জোশ হয়তো মন খারাপ করবে।
আমি প্রস্তাব দিলাম যে অ্যারন জোশকে তার পারফরম্যান্স মূল্যায়ন করতে বলতে পারেন। জোশের উত্তর তখন অ্যারনের পরবর্তী পদক্ষেপ নির্দেশ করবে। অজানা বিষয়ে চিন্তা না করে, অ্যারন উৎসে গিয়ে একটি সংলাপ শুরু করবেন। এটি অ্যারনকে “খারাপ লোক” হতে দেবে না, বরং জোশের পারফরম্যান্সের ব্যাপারে কতটা একমত, তা মূল্যায়ন করার সুযোগ দেবে এবং অ্যারন জোশকে সাহায্য করতে চান, এটি প্রমাণ করবে।
অ্যারন এই প্রস্তাব পেয়ে তাৎক্ষণিকভাবে স্বস্তি অনুভব করলেন। তারপর আমরা তার জোশের সাথে কথোপকথনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করলাম। এই পরিকল্পনাটি যে কেউ অনুসরণ করতে পারে।
বলতে দেওয়ার আগে জিজ্ঞাসা করুন। প্রথমে আপনার কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করুন তারা তাদের লক্ষ্যগুলোতে কেমন করছে বলে মনে করেন। একটি সামগ্রিক মূল্যায়নের পাশাপাশি, তাদের পারফরম্যান্স পরিমাপের মূল মেট্রিক এবং উদাহরণগুলির তালিকা দিতে বলুন। আপনার ধারণাগুলি কতটা মিলছে তা জানা আপনাকে পরবর্তী কী যোগাযোগ করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সহায়ক হবে।
সেরা ক্ষেত্রে, তারা আপনার সাথে একমত হবে এবং আপনি দ্রুত আপনার পরিকল্পনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলিতে যেতে পারবেন। মাঝে মাঝে, আপনি আংশিকভাবে একমত হতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে পুরো কাজ করতে হবে না - শুধু অতিরিক্ত ক্ষেত্রগুলি উল্লেখ করুন যেখানে আপনি মনে করেন তারা কম পড়েছে।
কিছু ক্ষেত্রে, তারা ভাবতে পারে যে তারা ভালো করছে। তখন আপনি তাদের জানাতে পারেন যে আপনার পারফরম্যান্স সম্পর্কে ভিন্ন মতামত আছে। আপনি বলতে পারেন, “আপনি ভালো করছেন তা শোনা আমার জন্য সহায়ক। দুর্ভাগ্যবশত, আমার পারফরম্যান্স সম্পর্কে ভিন্ন ধারণা রয়েছে। আমি কীভাবে আমার দৃষ্টিভঙ্গি পেয়েছি তা আপনাকে আরও তথ্য দিয়ে জানাতে চাই এবং তারপর আপনি কোথায় ভুল করছেন তা অন্বেষণ করতে চাই।”
নন-নেগোশিয়েবলগুলি পরিষ্কার করুন। এখন যে আপনি আপনার কর্মচারীর পারফরম্যান্স উন্নতির প্রয়োজন তা আলোচনা করেছেন, আপনি পরিষ্কার প্রত্যাশার একটি তালিকা সরবরাহ করতে পারেন এবং যেসব ক্ষেত্রগুলি পরিবর্তনযোগ্য নয় তা তুলে ধরতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, অ্যারন জোশকে ব্যাখ্যা করেছিলেন যে তার পরীক্ষাগুলির সম্পন্ন হওয়ার হার একটি প্রধান মেট্রিক। তিনি উল্লেখ করেছেন যে গত দুই মাস ধরে, জোশের সম্পন্ন হওয়ার হার ধীরে ধীরে কমেছে এবং এখন অনুমোদিত সংখ্যার 9% কম। তারপর তিনি বলেন, “আমি জানতে চাই, আপনার সম্পন্ন হওয়ার হার কমানোর পিছনে কী কারণ এবং কিভাবে আমরা কিছু পরীক্ষা ভিন্নভাবে ডিজাইন করতে পারি যাতে সময়সীমা পূরণ করা যায়। যদি এমন কোনও ক্ষেত্রে হয় যেখানে আপনি সময়সীমা পূরণ করতে পারবেন না, তাহলে দয়া করে অন্তত দুই দিন আগে আমাকে জানান যাতে আমি আমাদের স্টেকহোল্ডারদের সাথে প্রত্যাশা পুনর্নির্ধারণ করতে পারি।”
অ্যারন জোশের ব্যর্থতার বিষয়গুলি যাচাইযোগ্য তথ্য দিয়ে জানাতে সক্ষম হয়েছিলেন এবং তারপর জোশকে সফল করতে তার ইচ্ছা জোর দিয়েছিলেন।
কর্মচারীর লক্ষ্যগুলির সাথে সংযোগ করুন। আপনার কর্মচারী তার পারফরম্যান্স উন্নত করতে আরও উদ্দীপিত হবে যদি এটি তার কাঙ্ক্ষিত কিছুর সাথে সংযুক্ত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন যে তারা গ্রাহকদের সাথে আরও যোগাযোগ করতে চায় - তাদের সাথে প্রেজেন্টেশন করা এবং সম্পর্ক তৈরি করা, পাশাপাশি গ্রাহক সাইটে ভ্রমণের সময় বাড়ানো। তবে, তারা তাদের সময় সঠিকভাবে সংগঠিত করতে পারে না এবং প্রায়ই সময়সীমা মিস করে। এই ক্ষেত্রে, তাদের জানিয়ে দিন যে তারা যদি আরও বেশি গ্রাহক ভিজিটের জন্য সময় কাটাতে চায় তবে তাদের প্রথমে বর্তমান অগ্রাধিকারের সাথে সামঞ্জস্য রেখে কাজ করতে হবে এবং অতিরিক্ত ভ্রমণের দায়িত্বটি পরিচালনা করতে সক্ষম হওয়ার প্রমাণ দিতে হবে।
আপনার কর্মচারীকে তার মতামত জানতে চাইলে, আপনি হয়তো আবিষ্কার করবেন যে কোনও প্রকল্পের কাজের পরিমাণ আপনি অনুমান করেননি। এই ক্ষেত্রে, আপনি এবং আপনার সরাসরি রিপোর্ট আরো বাস্তবসম্মত লক্ষ্য সেট করতে পারেন। প্রশ্ন করে, আপনি একসাথে কাজ করবেন এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ করবেন - যার ফলে আপনার কর্মচারীর লক্ষ্য পূরণের জন্য অনুপ্রেরণা বৃদ্ধি পাবে।
নির্দিষ্ট আচরণগুলি বর্ণনা করুন। আপনার কর্মচারীর ব্যর্থতাগুলি পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন এবং নির্দিষ্ট উদাহরণ এবং আচরণগুলি দেখান যা আপনি লক্ষ্য করেছেন। কাউকে বলার চেয়ে, “আপনি সাড়া দেন না,” এটি অস্পষ্ট এবং পরিবর্তনের জন্য কোনও পরিষ্কার পথ নির্দেশ করে না। তবে, যদি আপনি তাদের বলুন, “আমি লক্ষ্য করেছি যে আপনি আমার অর্ধেক ইমেইলের উত্তর দেননি, এবং অন্য তিনটির উত্তর দিতে আপনার এক সপ্তাহ সময় লেগেছে। এছাড়াও, আপনি আমাকে জানিয়ে আপনার শেষ দুটি সময়সীমা মিস করেছেন,” তারা তাদের আচরণ এবং আপনার প্রত্যাশার মধ্যে একটি সংযোগ করতে পারে।
এছাড়াও, একটি সমালোচনা যেমন, “আমি চাই আপনি কম ঝামেলা তৈরি করেন,” এটি কর্মচারীর জন্য পরিষ্কার নির্দেশিকা প্রদান করে না যে তাকে কী করতে হবে। বরং, তাদের বলা, “আপনি যখন কোনও সিদ্ধান্তে দ্বিমত করেন, মিটিং শেষ হওয়ার আগে কথা বলুন,” এটি নির্দিষ্ট এবং পরিষ্কার। এটি আচরণমূলক প্রতিক্রিয়া দিয়ে যুক্তিযুক্ত করা আরও কঠিন, কারণ এটি পর্যবেক্ষণযোগ্য ক্রিয়াকলাপের উপর ভিত্তি করে।
একসাথে একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন। এখন যেহেতু আপনি উভয়ই একই পৃষ্ঠায় আছেন, কথোপকথনের সমাপ্তি করুন এবং আপনার কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করুন তারা কীভাবে তাদের পারফরম্যান্স পুনরায় ট্র্যাকে আনতে পরিকল্পনা করছেন। তারা যা শেয়ার করে তার উপর ভিত্তি করে ফাঁকগুলি পূরণ করুন এবং একটি সময়সীমা এবং যোগাযোগ পরিকল্পনার সাথে একমত হন। এছাড়াও, পরিষ্কার করে নিন তারা নির্দিষ্ট ফলাফল অর্জন করতে কত সময় পাবে এবং তারা সফল না হলে কী ঘটবে।
যখন অ্যারন জোশকে তার নিজের মূল্যায়ন করতে বলেছিলেন, তখন জোশ তাকে বলেছিল যে সে তার লক্ষ্য পূরণে লড়াই করছিল এবং অ্যারন তার সাথে কথা বলতে চাওয়াতে সে অবাক হয়নি। অ্যারন যা হতে পারত একটি খুব অস্বস্তিকর কথোপকথন পরিচালনা করতে সক্ষম হয়েছিলেন এবং জোশের পারফরম্যান্স পুনরায় ট্র্যাকে আনতে তার সাথে সহযোগিতা করতে সক্ষম হয়েছিলেন।
পরবর্তী সময়ে যখন আপনি লক্ষ্য পূরণে সক্ষম না হওয়া একজন সরাসরি রিপোর্ট সম্পর্কে কথা বলার সময় আপনার মন খারাপ হয়, চিন্তা করুন কিভাবে আপনি কথোপকথনকে যৌথ দৃষ্টিভঙ্গি, পরিষ্কার প্রত্যাশা এবং একটি সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনার মাধ্যমে অ্যাঙ্কর করতে পারেন।
